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家庭装潢行业业务员工作规范手册_发(退)料流程规定

标签: 时间:2012-04-06 15:29 作者:大禹家装培训 :

 

6.2 发(退)料流程规定
6.2.1 客户经理必须根据预算单、设计图纸和现场实地勘测情况(会同客户进场时),按照公司制订的以下开(退)料规范及时问约定准确将材料分门别类、分批次提前开列相关料单。常规材料要求在进场时一并送达的,应将常规材料①料单提前2天以上送达仓库。
6.2.1.1 料单填写:必须写清楚合同编号、材料型号、规格、客户姓名、客户经理联系电话、业务咨询师(员)姓名;要求供货的具体日期。有专项直发材料②料单的,应根据专项料单的要求开(退)料单。
6.2.1. 2 料单的送达方式与材料的送达确认:料单必须按以下规定的材料送达日(有效工作日)前送达。可以传真或专人送达,收到者必须签字签收并确认收到日期且应回传开料人,双方保留原始凭证直至结账后至少3个月。
6.2.1. 3 开料单要考虑材料制作周转等因素:以下直发工地材料日期中,是厂方测量并包安装的,已包括厂方测量、包安装的日期。测量日与安装日可以不是连续日,但是总累计日期。
6.2.2 下橱具测量、安装单前,现场必须具备测量或安装的条件,即现场完成墙地砖镶贴,水管、煤气管、开关插座安装到位,金属扣板安装完毕。
6.2. 3 材料送达现场或厂方实施安装时,现场负责客户经理必须到场予以书面查验确认。出现不符合测量或安装条件的情况时,必须双方签字确认,当事人不得拒绝签字,如不愿签字时,测量或安装单位应在当天通知关联工程部负责人(必要时还可请客户或通知关联业务人员到场)予以书面查验确认,工程部(或关联业务人员)不得拒绝。不符合测量或安装条件而通知厂方实施,造成往返运输甚至客户提出误工等损失的,由该工程相关人员负全责
6.2. 4 符合测量或安装条件并通知厂方实施后,因测量或安装单位无法在约定期限完成,造成现场施工人员、业务人员往返奔波、运输甚至客户提出误工等损失的,现场负责客户经理必须在当天通知关联工程部负责人(必要时还可请客户或通知关联业务人员到场)予以书面查验确认,由该测量或安装单位负全责。
6.2.5 以下约定以外的材料直发工地的,在本文下达后3天内,应由物资、材料部门通知有关供应商制定送货、测量或安装的专项规定,与本文同步执行。
表7 材料搬定送达日期
材料名称
送达日期
各类墙地砖
5天、加工砖15天(特殊加工除外)
免漆地板
10天、素板7天、
木线条
6天(特制10天)
楼梯扶手
15天(工厂油漆加7天)
铁艺制品
8天(铸铁13天)
木门
10天(工厂油漆加5天、实木门定式门另定)
油漆料
3天(调色漆、郊区5天)
具、卫浴附件、水槽
7天(特制、全进口或特别色另定)
补仓库料
3天(自备运输工具可当天)
工厂淋替房
10天(墙地砖未镶贴完成的除外);
移门
6天(玻璃钢化加5天、地龙骨地砖完成后)
板式家具
15天(有不满足条件的新砌墙体除外)
橱具
15天(烤漆面板、不锈钢台面加5天)
工厂门套、踢脚线
25天(含油漆虹天数)
精制五金件、大理石
10
电料、音响线
5天(音响设备安装以协议为准)
白色小家电
6天(进口产品除外)
 
6.2. 6 料单须经两人以上审核、签发。客户经理按以上规范开单后,业务咨询师(员)或小组成员对料单进行审核。咨询师不在的,由小组成员、部门经理代位审核并盖章签字,不得拖延。确认与原预算基本一致、在结算员处确认资金到位的前提下,盖章并签字后交客户经理。
客户经理将料单送监理以上管理人员、工程经理审核签章签名后通知相关部门发料(补料),
6. 2.7 施工中期结算员应按合同约定付款时间开出《催款通知单》(待特制)交业务咨询师(员)向甲方催款,客户经理有义务将工程进度向业务咨询师(员)通报,确认按合同约定时间完成相关工程量并可以收中期款后,以书面形式通知业务咨询师(员)收款,业务咨询师(员)无论是否收到款,均有义务向工程、物资部门转告(留书面文件备案)。未到款的情形出现后,工程部门要开出《停工通知单》并要求业务部门开出<催款通知单》,由工程部门将两项单证以挂号信形式寄给客户。
6.2-8 当以上单证发出后,客户对现场实际发生工程量存在疑义或对工程质量有疑义而不愿支付相应款项并通报业务部门时,业务部门应请客户提供书面情况说明(必要时到现场确认)至相关工程部予以解决。相关工程部要承担由此而造成的一切后果及直至追索到后续工程款再开工。若是公司原因造成的,相关工程部应通知相关部门的管理人员或上一级领导协调解决。
6. 2.9 物资部门见累计不少于两个部门的三个章及签名,方可认定料单有效并视作资金到位可签发材料(工程方面签字人必须是关联工程的客户经理、工程经理或监理以上管理人员)。
6.2. 10 施工工程部应将全部料单备份归档;工程管理部将对各工程部审核料单的工作定期检查,定期通报。
6.2. 11 争议料单的处理:因业务与客户经理就料单问题发生争议的,客户经理可将业务部门已签字但自认为不能满足实际使用的料单送工程部经理或指导员进行复审。复审主要内容为:是否按照公司开料规范开料?材料是否齐全?是否与原预算存在重大差异?是否有咨询师(员)或分公司经理盖章签名?所用材料尤其是公司工厂化产品和主材料是否与预算单相符合?开料数量和预算单对比其数量的上下浮动范围是否在规定的范围内?是否写明送达日期等,确认明显是业务差错的,应报或退相关分公司处理。当出现不符合公司制度要求开单的情况,要对客户经理进行质询。符合制度要求的,盖工程部章或者经理签字,送仓库予以发料。
6.2. 12 对于未签发补充协议或未经咨询师(员)签字的料单,仓库不得签发材料。违规造成超支的,由相关施工人员负责向客户催要增加款;催要不到的,由相关施工人员负主要责任,发料部门负次要责任;施工人员在未施工前要审核原预算,,有重大差额或缺项、漏算的,应在未施工前通知业务咨询师(员)尽快与客户沟通,业务咨询师(员)应在48小时内作出书面回复意见,施工人员见回复意见方能施工,未回复意见的,造成超支或结算时客户不认可的(经业务、预算、工程三方会审确认是用于该工程超支部分),业务咨询师(员)要承担主要责任,预算员承担次要责任;施工方承担会审后确认实际未用于该工程或损耗超过合理范围部分。因各环节纰漏造成公司名誉、财产损失的,按责任大小套用公司相关赔偿制度进行赔偿。
6.2. 13 料单的变更:任何人不得脱离预算单和相关补充协议擅自改变材料的种类、规格等性质和增减材料项目,尤其是工厂化产品和主材料原则上不得更换为其他材料或者被无故减除。如确实需要更改材料,必须在工程部经理、签订合同的业务部门经理双重签字认可,才可进行相应的改变(需要告知或与客户签订补充协议的,由签订合同的业务人员操作)。如有争议,由分公司经理或更上一级副总审核最后确定。未经同意擅自更改材料,造成合同履行率下降的,更改人承担该材料15%以上补偿金或按公司相关赔偿制度处理。
6.2. 14 同种材料发料单数量与预算单数量增加或减少在一定比例以上的(主材料5%以上,辅助材料20%以上的),工程部经理签字认可后,甭在得签订该合同的业务员(业务员负责联系预算员等相关人员)的签字同意。如有争议,由工程管理部牵头联系预算等相关部门审核。以上程序一律不得超过3天。
6.2. 15 材料的签发
6.2. 15. 1 工程部经理应在审核料单和补(退)料单的时候加强审核,发现发、补(退)料数量大或次数超过以下规定时、发现某种材料累计发料量大于发料规范所规定的比例时,应对客户经理进行质询。造成结算困难的,要负责处理后果,承担连带责任。
6.2. 15. 2 仓库、物资部门在发(退)料的时候,不得接受电话订单。在以上相关手续齐全的情况下发料。
6.2. 15。3 在已提交过料单、但因物资部门未在规定时段送达材料的,客户经理开出(催料单),及时传真报告物资部经理及工程经理要求处理。48小时后仍未满足诉求的,可报副总级领导解决,仍未解决的,可请示最高领导解决。
6. 2.16 发(退)料的次数控制及手续
6.2. 16. 1 一个工地发(退)常规材料次数之和不得超过5次;其中常规材料退料1次、直发材料退发料各1次,唯有墙砖(含地砖)允许各2次(包括不同品种、类别)。若再有退料,必须由工程部经理签字同意,并书面说明原因。若是公司原因造成的,由物资部门安排退料。同样,业务正常接待审核材料的次数也不超过5次(1次可不同类别)。客户经理应提前1天预约业务员及材料部、仓库办理手续(公司材料质量问题所致除外)。
6.2. 16。2 常规材料最后退料、清场时,客户经理应提前与仓库预约,确认退料日期后,材料部、仓库应按约定期限退料,客户经理提前1天通知甲方尽量到场双方作好记录,并请随车押运人员及客户在退单上签字认可。物资部门应告知随车人员有接收货物后签收的义务,不得拒绝。材料部、仓库应在3个有效工作日内签发退料单,客户经理应在2个有效工作日内检查,书面承诺确认全部料单到位可以打印后,通知结算部门安排打印。结算部门应在接单后2个有效工作日内打印完毕用料清单。,客户经理应在48小时内审核料单,无误后及时按合同规定日(或补充变更约定时间)通知甲方结账。结账开票后的重补料单无理由及经理级以上签字,一律无效。
6.2. 16. 3 物资运输部门对超过以上规定多次退料(无理由)的情况进行统计,作为工程部和客户经理考核的一个依据,结算时对确认无理由的退料次数按200元/次加收运输费,或自行安排车辆退料。
6.2. 16. 4 不允许在退料后再进行同种材料补料。如有补料,是公司原因的,写明后经工程部经理与物资部门经理双方签字确认,后由物资部门安排补料,随补料串一向附上,仓库才可第二次补料;除此以外的补料,物资运输部门书面通知结算部增收运输费200元/次,或自行安排车辆补料。
6.2. 16. 5 鉴于板材、电料类、常规建材退料难.,以再次使用,因此规定整卷、整根、整只(包装完好)可退、散卷电线长度小于20米不退,PVC管、镀锌煤气管长度小于1米不退,非整箱墙地砖不退(且不得浸水、包装完整)。板材污损、缺角无标识一律不退。工程管理部将计人考核。
6.2. 16. 6 对于退料、对应发料,规定主材退料不得超过发料单的5%,辅材退料不得超过发料单的20%o
6.2. 17 本规定要求设计师必须按照规范出图,保证准确、齐全,尽量避免材料待定的情况,以减少因图纸错误导致的补料和退料
6.2. 18 要求预算员在预算时必须提高准确性,减少因预算遗漏、严重错误等造成的不必要补料。
6.2. 19 要求仓库和各工厂在根据合法的发料单进行生产和发料,还必须保证产品质量和杜绝发料错误(包括材料的品牌、规格、数量、质量、环保以及杜绝错发工地的现象),错发工地的材料或材料质量问题引发客户投诉或讼争且造成误工的,由材料部或供应商负全责。
6.2. 20 要求材料部做好公司材料库的及时更新工作。停用材料及时删除,同时要求材料部、仓库和各工厂做好根据实际及可能需求的备料工作。 
6.2. 21 零星采购的部分,如材料(主要为主材)的品牌和规格与预算单有变化,或者属于在预算之外新增加的材料种类,或者比起预算时增加的数量或金额较大,采购人应取得客户的书面签字同意。该书面材料在结账时作为结账的依据。
6.2.22 结算和统计部门应对每个工地最终结算用料率进行分析,提供数据,尤其是对供料率、合同履行率低于一定比例的工程,工程管理部接报后,及时分析后提交报告,并结合考核制度进行奖罚。
6.2. 23 违约责任:违反上述规定,造成公司损失,相关责任人承担相应的经济及其他责任。
 
 
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家庭装潢行业业务员工作规范手册_结算(退料)
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